Должно ли руководство принимающей стороны выходить навстречу прибывшим?
Да, если это особо почетный гость. Обычно гостя встречает секретарь или помощник руководителя в условленное время в известном месте.
Используйте поиск по сайту или посмотрите наши статьи об этикете