В наши дни конференции стали одной из самых распространенных форм обсуждения различных вопросов между официальными и неофициальными представителями двух или более стран. Конференции проводятся для обсуждения спорных вопросов или вопросов, интересующих всех участников. На практике выработались определенные правила созыва, подготовки и проведения конференций. С чего же начать ?
Прежде всего необходимо создать подготовительный (организационный) комитет — оргкомитет. Причем подготовку конференции лучше всего начать не позднее чем за полгода до времени ее созыва, вовлекая как можно больше активистов–энтузиастов.
При оргкомитете создается рабочая группа, которая ведет все текущие дела и, самое главное, переписку с потенциальными участниками. На первом заседании оргкомитета решаются обычно два главных вопроса — кто будет участвовать в конференции и кто будет ее финансировать.
На общественную конференцию приглашения обычно посылаются за два-три месяца до открытия. Отвечать на полученное приглашение надо во всех случаях, независимо от того, принимаете вы его или нет. Мотивы отказа должны обязательно указываться в ответе. Ваша неоперативность может быть воспринята как преднамеренное нанесение обиды.
Если в конференции участвуют делегации иностранных государств, то необходимо подготовить программу пребывания. При этом необходимо учитывать интересы людей, связанные с профилем их работы, целями поездки и т. д. Программа предварительно согласовывается с гостями, при этом обратите внимание на пунктуальность ее выполнения. Всякое отступление от программы будет воспринято, хотите вы этого или нет, как результат недостаточной готовности принимающей стороны выполнить взятые на себя обязательства.
Составляя программу, желательно спланировать ее таким образом, чтобы она носила общепознавательный характер и в то же время позволяла удовлетворить профессиональные интересы ее членов.
В нашей стране программы международных конференций предусматривают осмотр достопримечательностей, посещение промышленных предприятий или научных учреждений, учебных заведений, а также посещение музеев и театров. Во время этих мероприятий делегацию гостей должны сопровождать руководители или представители соответствующих учреждений.
Важно, чтобы уже с первых минут своего пребывания гости почувствовали внимательное, заботливое отношение к себе.