Современный стиль и этикет делового общения налагают вполне определенные требования на офисные помещения. Это могут быть современные конторские помещения западного типа или же офисы, оформленные в стиле «ретро», — общий алгоритм один: безусловная чистота и порядок, эффективный и квалифицированный персонал, наличие возможностей для работы, в том числе для проведения деловых переговоров.
Если у вас в организации проходит большое число встреч и переговоров, вас посещает значительное число посетителей, то следует выделить отдельное помещение для проведения переговоров с большим круглым или прямоугольным столом. Переговоры с небольшим числом партнеров можно проводить вокруг журнального столика, на диванах или мягких креслах (они могут располагаться в отдельной комнате или же в отдельной зоне переговорной комнаты).
Допустимо принимать посетителей и деловых партнеров и в своем рабочем кабинете. Для этого необходимо как минимум иметь достаточное количество стульев и небольшой стол, где ваши собеседники могут разложить свои документы. В большом кабинете руководителя для приема гостей может быть выделена и особая зона, где устанавливается необходимая мебель.
В случае приема гостей на рабочем месте постарайтесь сделать так, чтобы ваши телефонные звонки переключались на секретаря или других сотрудников. Если это невозможно, то включите автоответчик, который запишет поступающие для вас сообщения (не забудьте убрать звук, чтобы поступающие вам звонки не «транслировались» на всю комнату).
Для того, чтобы иметь возможность предложить своим партнерам или гостям стакан воды, чашку чая или кофе, в вашем офисе должен быть набор чистых стаканов и бокалов, чайной и кофейной посуды. В крайнем случае можно воспользоваться одноразовой пластиковой посудой и соответствующими принадлежностями.
Большое значение для вашего делового имиджа имеет внутренняя отделка офиса. Умелый дизайнер несколькими хорошо подобранными деталями — картинами, гравюрами, эстампами или мелкими скульптурными произведениями — может подчеркнуть солидность вашего бизнеса, содействовать созданию деловой атмосферы.