Многие правила этикета для электронной почты сходны с принятыми в обществе нормами для классической почты. Имеющиеся отличия или дополнения обусловлены применением новых видов техники.
Пользователь почты сам во многом определяет конфиденциальность переписки своим поведением. Существует ряд правил:
· если к вашему компьютеру (электронному почтовому ящику) имеют доступ несколько лиц, то необходимо установить систему паролей и идентификации пользователя, при этом никогда сами не передавайте другим свой пароль, идентификатор и т. п. ;
· почтовый (системный) администратор имеет, как правило, полный доступ к вашей почте. Учитывайте этот факт при переписке. Администратор же не должен использовать свою привилегию в личных целях;
· никогда не помещайте в сообщение текст о чем-либо, что, по вашему мнению, должны знать только участники вашей конфиденциальной переписки. Нарушив это правило, вы можете оказать плохую услугу и себе, и коллегам по переписке;
· не используйте почту для рассылки по случайно попавшим к вам адресам рекламных сообщений (в некоторых странах такое применение почты уголовно наказуемо);
· не используйте какие-либо «бесплатные» сети (в научных учреждениях и т. п. ) для своей частной переписки;
· настройте вашу почтовую программу так, чтобы в конце сообщения она проставляла вашу электронную подпись (фамилию и имя). Ваш почтовый адрес не несет достаточной для таких данных информации;
· несколько раз перечитайте сообщение, прежде чем его отправить: вы не сможете в нем что–либо исправить, когда оно уже будет за океаном (перехватить и остановить его рядовому пользователю не по силам);
· не злоупотребляйте заглавными буквами: в переписке по электронной почте принято, что слова, написанные таким образом, соответствуют крику в повседневном общении. Чтобы выделить слово, поставьте перед ним и сразу за ним звездочки;
· следите, чтобы в строке текста, набранной вами, не было управляющих символов, а общее количество символов было 60—65 (максимум 70). Это позволит избежать некрасивого переноса слов при прочтении вашего сообщения адресатом, у которого может быть установлено отличные от вашего программное обеспечение или тип компьютера;
· в своих сообщениях не указывайте адреса электронной почты других — это неэтично (как и указание чужого телефонного адреса) и, кроме того, может быть использовано другими в личных целях;
· в случае включения в письмо цитат, правильно оформляйте их, выделяя и указывая автора;
· не создавайте больших опусов — в электронной почте краткость более уместна, чем излишняя литературность и эмоциональность. Следуя этому совету вы увеличите скорость перемещения своего и чужих сообщений;
· для того чтобы придать тексту большую эмоциональность, используйте набор символов, с помощью которого можно нарисовать рожицу с определенным выражением. Такой набор называется «смайлик» (от английского smile — «улыбка»). Примеры смайликов (чтобы их рассмотреть, поверните лист вправо или голову влево):
:-) — улыбающийся смайлик (добрая улыбка);
:-( — грустный (печальный) смайлик;
:-D — хохочущий смайлик;
и т. п.
В неофициальных письмах можно для сокращения текста использовать общепринятые англоязычные акронимы-аббревиатуры, например:
SUL («See you later») «До встречи !», «Увидимся позже»;
F2F («Face to face») «Лицом к лицу»;
TNX(«Thanks») «Спасибо»;
и т. д.
Используя данные сокращения, вы должны быть уверены, что получатель письма знаком с ними и сможет правильно расшифровать.